Administrative Assistant in L'Orignal at ScottsMiracle-Gro

Date Posted: 7/4/2022

Job Snapshot

Job Description

Here at Scotts Miracle-Gro there is no such thing as a typical day.  Our culture is constantly energized by new and exciting growth opportunities and at a rapid pace.  Every Associate plays an important role in providing innovative solutions for today’s gardeners and growers and contributing new ideas to improve operations. In our company you need grit, it is what we were founded on over 150 years ago and is what keeps us growing. Regardless of your level in the organization there is a platform for your voice to be heard and the ability to influence change. Family, community and hard working values are weaved into all that we do. Come grow with us, where we develop and nurture the next generation of leaders. ​

This Administrative Assistant serves as an initial point of contact to the Plant and is responsible for the management and control of a wide range of complex and confidential administrative, operational, and support tasks for the Site. The incumbent manages sensitive information and ensures seamless delivery of services to the Site office. The nature of the work requires close and integrated coordination with other members of the Site office team and liaising with various internal and external parties.    

The Administrative Assistant may be required to work on holidays and weekends from time to time.

Specific Accountabilities: 

Provide administrative support and assistance to the Office Manager and Site Manager. Responsible for assisting with site i.e., uniforms, office supplies.

Responsible for assisting with the organization and maintenance of confidential files.

Preparation and presentation of new hire documents, including participating in orientations.

May be required to assist with payroll functions including timecard corrections and reporting.

Responsible for logging invoices as well as ensuring the corresponding paperwork is attached to the invoices.

Coordinate with Office Manager or Site Manager regarding queries on invoices.

Responsible for contacting employees regarding any schedule changes. Responsible for printing, posting, collecting, and filing of SOP’s.

Ensure that scheduled periodic reporting is sent out on time and accurately. Assist employees on filing expense reports, secure necessary approvals and submit for reimbursement.

Coordinate meetings for Office Manager and/or Site Manager and take minutes when required.

Maintain confidentiality of sensitive information and share with appropriate stakeholders.

Carry out any additional duties as assigned.

Requisite Qualifications:

Post-secondary education in Office Administration with a minimum of 2 years related experience or an equivalent combination of education and experience. Excellent interpersonal and communication skills, both oral and written. Superior customer service skills with ability to handle complaints and communicate calmly and professionally.

Good working knowledge of computer applications such as the MS Office Suite.

Superior time management and organizational skills with keen attention to detail.

Positive, team-oriented attitude and ability to work with minimal supervision and solve problems.

Ability to handle confidential materials in a sensitive and appropriate manner. Reliable, responsible and adaptable to change and learning new tasks.

Fluency in both official languages would be considered an asset.

Aperçu du poste: 

Cet assistant administratif sert de point de contact initial à l'usine et est responsable de la gestion et du contrôle d'un large éventail de tâches administratives, opérationnelles et de soutien complexes et confidentielles pour le site. Le titulaire gère des informations sensibles et assure une prestation de services sans faille au bureau du site. La nature du travail exige une coordination étroite et intégrée avec les autres membres de l'équipe du bureau du site et une liaison avec diverses parties internes et externes.    

L'assistant administratif peut être amené à travailler les jours fériés et les week-ends de temps à autre.

Responsabilités spécifiques : 

Fournir un soutien administratif et une assistance au directeur du bureau et au directeur du site.

Responsable de l'assistance au site, c'est-à-dire des uniformes et des fournitures de bureau.

Contribuer à l'organisation et à la tenue des dossiers confidentiels.

Préparation et présentation des documents des nouveaux employés, y compris la participation aux orientations.

Il peut être nécessaire d'aider aux fonctions de paie, y compris les corrections des fiches de présence et les rapports.

Consigner les factures et s'assurer que les documents correspondants sont joints aux factures.

Coordonner avec le chef de bureau ou le chef de site les demandes de renseignements sur les factures.

Contacter les employés pour tout changement d'horaire.

Responsable de l'impression, de l'affichage, de la collecte et du classement des procédures opérationnelles standard. S

'assurer que les rapports périodiques prévus sont envoyés à temps et avec précision.

Aider les employés à remplir les rapports de dépenses, obtenir les approbations nécessaires et les soumettre pour remboursement.

Coordonner les réunions pour le directeur de bureau et/ou le directeur de site et rédiger les procès-verbaux si nécessaire.

Maintenir la confidentialité des informations sensibles et les partager avec les parties prenantes appropriées.

Effectuer toutes les autres tâches qui lui sont confiées.

Qualifications requises:

Formation postsecondaire en administration de bureau avec un minimum de deux ans d'expérience connexe ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience.

Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Compétences supérieures en matière de service à la clientèle, capacité à traiter les plaintes et à communiquer avec calme et professionnalisme.

Bonne connaissance pratique des applications informatiques telles que la suite MS Office.

Compétences supérieures en matière de gestion du temps et d'organisation, avec un grand souci du détail.

Attitude positive, esprit d'équipe et capacité à travailler avec un minimum de supervision et à résoudre des problèmes.

Capacité à traiter des documents confidentiels de manière sensible et appropriée.

Fiabilité, responsabilité et capacité d'adaptation au changement et à l'apprentissage de nouvelles tâches.

La maîtrise des deux langues officielles serait considérée comme un atout.

COME GROW WITH US, WHERE THE GRASS REALLY IS GREENER!

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The Scotts Miracle-Gro Company (NYSE: SMG) is the world's largest marketer of branded consumer lawn and garden products, with a full range of products for professional horticulture as well. Scotts Miracle-Gro has helped to grow the nearly $7 billion global consumer lawn and garden market through product innovation, industry-leading advertising efforts and its trusted brands.

The brands and products within our portfolio include: Scotts, Miracle-Gro, TomCat, Ortho, RoundUp, Bonnie Plants, Osmocote, Earthgro and Fafard.

Scotts is an EEO Employer.

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